管理库存可能不是AV/IT技术经理议程上最迷人的任务，但是很少有人会争论它的必要性。从企业层面来看，可靠的资产跟踪流程不仅可以用来定位技术并提供对技术状态的洞察力，而且还有助于优化采购，融资和投资回报率。尽管许多组织仍使用过时的系统（这些系统未必能充分展现真实情况），但一些平台开发人员提供的解决方案可提供更有效的库存管理方法。
企业需要针对资产和维护管理，移动跟踪，资产折旧以及购买和采购拥有一套全面的工具。以便资产可以通过条形码、RFID、二维码和NFC进行标记和跟踪
资产跟踪解决方案基于云的平台，旨在简化资产管理。该软件具有条形码和RFID扫描支持，可提供资产控制和位置管理，维护跟踪和任务管理以及针对特定项目或地点量身定制的工作表。系统还要集成联系人管理器，可以快速访问员工，客户，供应商和场所。
从根本上讲，跟踪资产或资源，无论这些资源是扬声器，笔记本电脑亦或是人，无论您是要为外部的客户或是内部库存跟踪它们，您需要知道谁拥有哪些资产。从传统意义上来看，企业会使用电子表格，这些电子表格操作起来很麻烦，而且并不总是能展现被跟踪设备背后的真实故事。我们希望能够建立一个实时，动态，友好的环境，您可以在其中跟踪这些资产并知道在哪里。
这对于经常变动的组织尤其重要。在公司环境中，场外活动（例如销售演示，培训或贸易展览）要求某种签入/签出模型。在高等教育中的许多应用中也可以这样说，在该应用中，学生和教师都需要使用AV设备进行课堂以外的特定项目，作业和演示。清楚拥有什么设备，知道还有多少设备没有库存是重要的信息。同样重要的是要清楚返回的设备中，哪些需要维修。
另一种解决方案具有与设备预订和计划（包括自动通知）、结帐/签入、维护、资产跟踪和管理以及报告有关的功能。基于Web的软件集成了移动应用程序，资产标签系统（基于二维码或条形码），使用户不仅可以跟踪设备，还可以洞悉哪些设备可能暂时无法使用。该公司服务于许多垂直市场，包括企业，高等教育和广播行业。
有了这种解决方案，人们再也不用担心他们的设备；他们可以专注于自己的项目。当然，设备很重要，您需要用于特定工作的特定设备，但是您不必担心可用性，或者它是否能正常运作。
系统还可以分配用户角色：相较于感兴趣的终端用户，超级管理员和设备管理员能更深入地访问系统。此功能还可以启用审批流程，并且可以添加签名功能以增强责任感。如果要签名，通常会更加正式；那么您就知道您已链接到此特定的账号，并且必须谨慎使用设备。
软件的报告功能还可以跟踪折旧，并使用户能够监督与特定项目以及服务合同相关的保修。它还提供使用数据，这些数据可以帮助技术经理确定是否值得续租设备，一次性租用特定设备是否更具成本效益，或者何时最需要购买高需求的设备等信息
疫情强调了有效的AV设备跟踪的必要性，因为目前许多公司的AV设备都掌握在远程员工队伍手中。就公司而言，试图弄清楚谁拥有什么以及它在哪里有很多吸引力。当每个人都在现场时，出现的任何问题都可以面对面解决。
客户正在调整该工具的“保管”功能，以长时间保持借用设备的状态，这主要是由于在家工作的要求。设备室（可能）是空的，但他们仍然知道设备在哪里。现场用户正在利用该软件的标记工具来管理新设备的消毒实践。通过这种方式，设备经理可以知道何时需要对设备进行清理，以及何时对设备进行标记。它有助于跟踪哪些设备可以安全使用。
这有助于限制身体接触，便于取用/返还高峰期间的管理。通过SMS消息传递，学生知道他们的预约已经准备就绪，就像在餐馆一样，可以从[他们指定的]架子上拿起设备，然后走出去。这将所有互动和所有潜在的可能性降到最低，我们可以让他们知道何时可以进入并拾取或放下设备。这就是为什么我对SMS技术感到非常兴奋的原因，不仅要提醒人们他们的设备已经到期，而且要控制室内的人流量。
它允许我们的客户采取简单，优雅的功能，并将其应用于现实世界的工作流程中，而不仅仅是更新电子表格中的字段，而这一切都是实时的。设备到达车间或在任何工作地点时都能够对设备进行扫描，而扫描仪正在为他们完成工作。
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