【专业视听网报道】：“你的公司有会议管理系统吗？”如果我们问出这样的问题，相信大部分的人会说：“没有”。更会有很多人反问：“会议需要管理吗？”。然后，从2015年开始这个问题的回答正在悄然出现变化。有更多的组织开始重视会议管理的问题，越来越多的组织开始寻找满足自身管理需求的会议管理系统。
数据显示：开始重视会议管理的组织，更多地集中于经济发达地区、管理成熟度高的组织和希望管理创新的企业。从2016年5月百度搜索以“会议管理”为核心搜索词的搜索统计结果（图1）看：排前五位的省市是：北京、广东 、上海 、浙江和江苏。从专业会议管理软件提供商北京盛科维科技公司上半年的集成商业务报备数据显示，以国有、民营大中型企业和政府为代表的管理成熟度高的大型组织，对会议管理系统的需求增长了300%以上。而从盛科维电话咨询数量和内容分析可以看出：越来越多的希望管理创新的科技类企业把会议管理作为实施扁平化管理的突破口，希望以更高效、随时随地的方式实现会议的管理。
图1 2016年5月百度搜索以“会议管理”为核心搜索词的搜索统计图表
1、 为什么会议管理对组织效率很重要
许多优秀企业的变革都是从会议管理开始的，例如三星、谷歌和万达。三星是其中最著名的例子，李健熙执掌三星后建立了全面的会议管理规则，由此三星走上了迈向辉煌的轨道。拉里·佩奇接任谷歌CEO，上任伊始，佩奇的工作不是发布什么重量级的产品或战略，而是给全公司发邮件，告诉大家如何像创业公司一样高效的开会。万达不仅制定了完整的会议管理制度，而且投入巨资开发了会议管理系统。安迪·格鲁夫在他的《给经理人的第一课》中专门用第一章写开会。这些先进的企业和管理大师为什么都不约而同重视会议的管理？
回归会议的本质，会议其实就是由人组成的组织中的正式沟通方式。凡是由人组成的组织，就需要不断地进行沟通，这也是会议从古到今不会消亡的根本原因。而对于有效率要求的组织来说，组织效率80%以上的问题都是沟通的问题。以企业为例，企业的战略、运营、管理等方面的决策和执行都是通过一个又一个会议来完成的，所以一个企业的管理链就是这个企业的会议链，因此会议效率影响的不是某一个部分，而是企业管理的各个方面，会议效率是企业效率的公因数，提高会议效率就可以促进整个企业运营和管理效率的提升。
2、 为什么现在人们对会议管理越来越重视
随着管理成熟度的提高和竞争压力的增加，越来越多的中国组织开始透过管理的表象去关注更深层次的组织行为，会议就是其中一项基础的组织行为，因此会议的重要性也开始被人们逐步认识。那为什么是二十一世纪的现在人们才对会议越来越重视？这源于两个背景：一是改革开放三十多年来，中国组织学习了大量的西方管理经验，管理理念和成熟度不断提高，市场的竞争和自身的管理都迫使中国的组织不断地提升效率；二是以互联网、移动互联为代表的计算机技术突飞猛进，深刻改变着人们的思维方式、工作方式和信息沟通模式。决策与管理需要的信息和需要传递的信息与以前不可同日而语。在这种背景下，会议被越来越多的组织选作提高效率的突破口。
阻碍会议管理进步的关键因素是两个：一是管理观念，二是管理工具。
从管理观念看，首先会议会推动组织的民主氛围，这在中国的组织中往往被认为会影响管理者的权威；其次，要想真正开好一个会议，对会议的准备工作和人的素质有较高的要求，这在实际的工作中就会显得繁琐，从而导致一件事或一个阶段的效率低下，日积月累，人们会习以为常；第三，二十一世纪之前，组织的信息沟通方式相对单一，管理者对参会者的信息不对称明显，信息流动方向明显单一，管理者是信息的主处理人，他把下级的信息收集处理又直接传递回去，人们由于信息的不对称而习惯于这种命令式的组织信息沟通方式。这些观念的根深蒂固严重阻碍了人们改进会议的功力，于是更多人倾向于走入既在抱怨会议的低效，却又习惯于低效会议的尴尬境地。
从管理工具看，依然有很多人致力于会议管理的研究，最著名的是西方议会制度遵从的《罗伯特议事规则》，但它很难成为适应所有会议的管理工具。会议的管理看似简单，但如果我们深入进去就会发现它绝不简单。抛开会议的种类和内容，单从组织会议的三要素：人、地、时间去研究，就会发现要想把这三者高效地统一到一次会议就不是一件容易的事，更何况我们希望找到的是一种能适用于各种不同会议的管理工具。计算机软件技术和互联网技术的发展为会议管理工具的实现提供了可能性，于是更多地组织希望通过会议管理系统来提高会议效率，而有更多的软件公司和生产厂商也以会议管理为中心构建业务，希望为解决会议这一组织基础管理的效率研发出更多好用的管理工具。
3、 如何逐步建立组织的会议管理系统
近年来，大量的技术和设备应用于会议场景，极大地提高了会议效率：视频会议系统满足了组织远程会议的需求，极大地降低了开会成本；投影、大屏幕拼接显示系统为会议提供了视觉共享方案；录播系统为会议提供了会议过程留存的解决方案等等。目前按照会议的过程提供出的会议管理系统大致有：
▪ 会前管理：电子邮件、OA系统会议排程、触摸屏会议预订系统等。
▪ 会中管理：电话会议、视频会议、手拉手数字会讨系统、会议录播系统、无纸会议系统等，甚至用一些IM工具来解决紧急会议的问题。
▪ 会议环境管理：视频系统、音频系统、智能中控系统、信息发布系统、签到系统等。
通过以上分类我们可以看出，各种与会议相关的系统都是针对于会议的某一个应用点设计的，无法系统地对会议的完整过程进行管理，甚至到目前并没有针对会后管理的成型解决方案。也就是说，虽然每一个应用系统都叫会议系统，却没有一个系统可以系统完整地进行会议管理。随着信息时代的深入，工作碎片化、管理扁平化成为趋势，组织越来越需要一个可以系统管理会议的解决方案。而人们也逐步形成共识：只有通过软件系统才能真正构建系统全面、持续完善的会议管理系统。
目前会议管理系统的开发商有三类：一类是硬件设备生产厂家，例如中控设备厂商、信息发布显示屏生产厂商。它们有一定研发能力，但系统更多地只能解决某一块功能，缺乏企业级的软件架构，功能的增加会成为发展的障碍，包括一些国外的知名厂商都遇到了这类问题；第二类是做企业级管理软件的软件开发商，他们拥有企业级的软件架构，但往往只是以项目的形式完成某一客户的会议管理系统，产品化程度不够，也很少把精力聚焦于会议；第三类是刚刚兴起的SaaS公司，希望通过云端解决方案通过移动设备解决会议管理问题，目前看也还没有十分成功的案例。
北京盛科维科技发展有限公司从2012年开始聚焦于会议管理系统的研发，通过与客户的不断交流逐步建立了立足于客户不同角色价值的会议管理模型（图2）
图2 盛科维会议管理模型示意图
盛科维认为：组织应该系统思考会议的效率和管理问题，首先应该根据自身的业务和管理特点建立会议制度。其次要选用合适的会议管理软件将会议管理制度加以落实，软件系统可以将会议管理制度和习惯固化下来，逐步统一组织的开会行为。第三，会议管理软件可以从不同视角为管理者提供统计数据，指明管理改进的方向，而先进组织的实践表明：好的会议管理不仅对组织的管理有促进作用，而且会逐步影响组织的文化。
系统的会议管理系统可以为组织中与会议相关的不同角色提供价值，如图3所示。
图3 会议管理系统价值示意图
而基于企业级架构建立的会议管理系统也可以随客户需求的增长而方便地增加功能。并通过强大的接口能力接入和整合各类系统和设备，形成真正的智能会议室解决方案（图4），使客户构建更高效的会议管理，也确保了客户投资的有效和增值。
图4 智能会议室解决方案示意图
面对日益复杂的经济环境和日益激烈的竞争环境，每一个希望通过提高效率而取得优势的组织都应该关注和思考自身的会议效率。是到了该重视会议管理的时候了！
网友评论：文明上网理性发言，请遵守新闻评论服务协议
请先登录，再做评论
